賞味期限・ロット管理の自動化｜先出し（FEFO）と追跡の仕組み化

「賞味期限・ロット管理、気づいたときにはもう遅い」の構造

食品卸・理美容材料卸・介護用品卸のように多品目・多ロットの商品を扱うBtoB卸にとって、賞味期限・使用期限とロット番号の管理は避けて通れない業務です。理想は「使用期限が近いものから順に出す」という先出し管理（FEFO：First Expired, First Out＝期限が早いものから出す考え方）ですが、実際には棚の奥に押し込まれた古いロットの存在に気づかないまま時間が経ち、気づいたときには使用期限切れで廃棄せざるを得なくなっている——という状態に心当たりがないでしょうか。

問題は、この「気づく」タイミングが特定の担当者の記憶と経験に依存していることです。入荷のたびに商品ロットが増え、棚の奥から手前まで様々な期限の商品が混在する状態になると、目視と記憶だけで先出し順を守り続けるのは難しくなります。担当者が変わればチェックの精度が落ち、繁忙期にはさらに見落としが増える——これは在庫の欠品に気づくのが遅れる構造とよく似ています。実際、欠品も「気づいたときには販売機会を逃している」という同型の課題であり、在庫の予兆管理入門で整理した予兆管理の考え方は、期限切れの兆候を早く捉えるという観点でも参考になります。

この記事では、賞味期限・使用期限・ロット管理がなぜ属人化しやすいのか、AIでどこまで整理・自動化できるのか、そして進め方と費用の目安を解説します。

Excel・台帳・目視だけでの期限/ロット管理は、どこで限界を迎えるか

期限・ロット管理が属人化しやすいのは、判断の材料になる情報が現物とExcel台帳の間でバラバラに存在しているためです。

• 入荷のたびに、納品書や現品ラベルに印字されている賞味期限・使用期限・ロット番号をExcel台帳へ手作業で転記しており、品目数が増えるほど転記漏れ・入力ミスが起きやすい
• 出荷時にどのロットから出すべきかの判断は、そのつど台帳を開いて確認しなければわからず、忙しい時間帯は現物の見た目や記憶で判断されがちで、結果として先出し順が守られないことがある
• 万一、品質上の理由で自主回収（リコール）が必要になった場合、どのロットがどの得意先へいつ出荷されたかを台帳から追跡するのに時間がかかり、対応の初動が遅れるリスクがある
• 台帳の更新・照合が特定の担当者の経験と勘に依存しており、その担当者が不在・退職すると期限管理の精度そのものが落ちる

これらは、期限・ロット情報を可視化・構造化しないまま「担当者の経験」に頼って回している限り、人を増やしても解消しない構造的な問題です。複数の仕入先・出荷先をまたいで在庫を持つ卸であれば、複数モールの在庫連携を自動化する方法｜在庫ズレの原因とマスタ統合で扱った「情報が分散して二重管理になる」課題とも根が同じです。

ここで押さえておきたいのは、これが「期限管理を自動判断する専用SaaS」を入れる話ではないという点です。実務で成立するのは、納品書・現品ラベル・仕入先のPDFに散在している期限・ロットの情報を読み取ってデータとして残し、先入れ先出しや出荷可否の判断材料を担当者に渡す形です。最終的な出荷可否の判断は、取引先ごとの納品期限条件を踏まえて人が行う前提で設計します。

あわせて決めておきたいのが、どの単位で期限を持つかです。ロット単位か、入荷ロット×拠点単位か、ケース単位か。ここを決めずに読み取りだけ始めると、データは貯まるのに引当や出荷順の判断には使えない、という状態になります。

なお、現品ラベルや手書き伝票の書式は仕入先ごとにバラバラであることが多く、読み取り精度はフォーマットや印字の状態に依存します。「精度◯◯%」という数字を鵜呑みにするのは危険で、awai自身が自社の認識精度を数値で保証することはしません。実務では、精度そのものよりも「どこまで自動で読み取り・データ化し、どこは人が確認する運用にするか」という切り分けの設計のほうが、導入後の実用性を左右します。

先出し（FEFO）を守るには、棚とデータの両方を変える

期限データを持つだけでは、古いロットは動きません。実際に先出しが守られている現場は、データの整備と同時に現物側の置き方も変えています。

• ロットごとに置き場所を分ける：同じ品番でも入荷ロットが違えば別の位置に置き、棚に入荷日または期限を大きく表示します。奥に押し込まれた古いロットは、数字ではなく物理的な配置で防ぐのが確実です。
• ピッキング指示に期限を載せる：出荷指示書に「どのロットを出すか」を印字します。担当者が台帳を見に行く運用では、忙しい時間帯に必ず崩れます。
• 期限が近いロットのしきい値を決める：残存期間が何日を切ったら通知するかを、品目区分ごとに決めます。全品目一律にすると通知が多すぎて無視されます。
• 止めた在庫の扱いを決める：期限が近くて通常出荷に回せないロットを、値引き販売・特売ルート・返品交渉・廃棄のどれに回すか、判断の期限とともに決めておきます。ここが空白だと、結局は期限切れまで棚に残ります。

この4つのうち最初の2つは、システム投資をせずに今週から始められます。通知の仕組みを検討するのは、置き場所と指示書を変えても漏れが残ると分かってからで十分です。

トレーサビリティ｜回収が必要になったときに何分で追えるか

期限管理を整えるもう一つの理由が、追跡です。品質上の理由で自主回収が必要になったとき、「どのロットが、いつ、どの得意先へ、いくつ出荷されたか」を追えるかどうかで初動の速さが決まります。次の3点を確認してください。

• 入荷側の記録：仕入先・入荷日・ロット番号・数量が、品番と紐づいて残っているか
• 出荷側の記録：出荷伝票にロット番号が残っているか。ここが抜けている現場が最も多く、入荷側だけ整えても追跡は完成しません
• 追跡にかかる時間：実際に1品番を選び、入荷から出荷先まで遡ってみてください。台帳とExcelをまたいで30分以上かかるなら、回収が必要な局面では間に合いません

進め方（4フェーズ）

品目・仕入先すべてを一気に対象にするのではなく、段階を踏んで進めるのが実務的です。

①現状の把握では、現在、賞味期限・ロット情報がどこに（紙の納品書・現品ラベル・Excel台帳など）、どんな書式で存在しているかを洗い出し、AIでどこまで自動読み取り・構造化ができ、どこに人の確認が必要かを見立てます。

②PoC（概念実証。小規模に試して効果を確認する工程）では、一部の仕入先・商品カテゴリに絞り、実際の納品書・現品ラベルの画像でAIによる期限・ロット番号の読み取りを試し、認識精度と人による確認・修正がどの程度必要になるかを確認します。

③実装では、PoCで見えた精度・運用範囲を踏まえて対象カテゴリを広げ、読み取った期限・ロット情報を先出し順管理や既存の台帳・倉庫管理の仕組みに連携できる形で構造化・蓄積します。

④運用は、新規入荷が発生するたびに読み取り精度を維持し、新しい仕入先の追加などフォーマットの変化に応じて認識の対象・確認ルールを見直し続ける工程です。

費用の目安

費用は対象品目数・仕入先数・現品ラベルや伝票の書式のばらつきで変わります。以下は市場の一般的な目安で、特定サービスの確定価格ではありません。

見落とされやすいのは、仕組みを入れても「入荷時に誰がいつ読み取るか」を決めなければ運用が始まらない点です。読み取りの担当と手順を決めることが、ツール選定よりも先に来ます。

まとめ——期限・ロット管理は「情報を構造化する」ところから仕組み化する

「賞味期限・ロット管理が特定の担当者の記憶と経験に頼っている」「気づいたときには使用期限が過ぎていて廃棄している」と感じているなら、原因は担当者の注意力不足ではなく、納品書・現品ラベルに埋もれた期限・ロット情報が言葉・データとして整理されていないことにある可能性があります。