中小企業の受発注システム選び方。SaaSで足りる会社と足りない会社の分岐点

たとえば、年商8億円の食品卸を想定します。取引先は約120社。受注はFAXが6割、電話が3割、残りがメールで、事務2名が毎日入力に追われています。2代目の社長が「受発注システムを入れよう」と決意し、検索して驚くわけです。Web受発注SaaS、AI-OCR、EDI、個別開発——言葉は並ぶが、自社がどれを選ぶべきかは誰も教えてくれない。

私も卸の現場から業務改善の仕事に移って痛感しましたが、受発注システム選びの失敗は、機能の比較ではなく前提の見誤りから起きます。この記事では、この想定企業を素材に「SaaSで足りる会社」と「足りない会社」を分ける条件を整理します。

まず課題を分解する——「受注が大変」の中身は3つある

この会社の「受注が大変」を分解すると、性質の違う3つの問題が混ざっています。

• 入力の問題：FAX・電話の内容を基幹システムへ手で転記している
• チャネルの問題：取引先ごとに発注手段がバラバラで一元化できない
• 接続の問題：受注データが在庫・請求・売上分析とつながっていない

受発注SaaSが直接解くのは主に2つ目のチャネルの問題です。ここを取り違えると「システムは入れたが、FAXは減らず入力も残った」という結果になります。

選択肢の地図——SaaS・Shopify B2B・個別設計

B2B受発注SaaSには、BカートやCO-NECTといったサービスがあります。取引先がWebから発注できる仕組みを月額で使えて、初期投資を抑えて始められるのが利点です。取引先別の価格設定など、BtoB特有の商習慣に対応した機能も揃っています。

また2026年からは、Shopifyでも会社管理・卸価格・掛け払いといったB2B機能が通常プランで使えるようになりました。すでにECの文脈で実績のある基盤をB2B受注にも使える選択肢が増えたということで、自社ECと卸販売を一つの基盤に載せたい会社には有力です。

一方、FAXや電話といった既存チャネルを受けたまま自動化するAI-OCRや音声認識、基幹システムとの深い連携が必要な場合は、SaaS単体では収まらず、組み合わせの設計、つまり個別設計の領域に入ります。

分岐点は3つ——想定企業に当てはめる

分岐点の1つ目は、取引先が発注方法を変えてくれるかです。想定企業の120社のうち、Web発注に移ってくれそうなのは若い担当者のいる30社ほど。残り90社はFAXと電話を使い続けるとします。この時点で「SaaSを入れればFAXがなくなる」というシナリオは崩れ、FAX・電話側の自動化を併用する設計が必要になります。

2つ目は、商習慣の複雑さです。取引先ごとの特売単価、リベート、便ごとの締め時間。SaaSの標準機能で表現できる範囲ならSaaSで足ります。例外だらけなら、無理にSaaSへ寄せると現場がシステム外の手作業で補い始め、二重管理が生まれます。

3つ目は、基幹システムとの接続です。受注データをCSVで手動取込する運用で許容できるならSaaS単体で成立します。在庫引当や与信、請求まで自動でつなぎたいならAPI連携の設計が必要で、ここは個別設計の力量が問われる部分です。

SaaSで足りる会社、足りない会社

整理すると、取引先の多くがWeb発注に移行でき、商習慣が標準的で、基幹連携がCSVで足りる会社は、SaaSだけで十分に成果が出ます。逆に、FAX・電話が残り、例外的な商習慣が多く、基幹まで自動でつなぎたい会社は、SaaSを部品として使いつつ全体を設計する併用型が正解です。想定した食品卸は後者で、実際、地方の卸売業はこちらのパターンが多数派だと感じています。

大事なのは、SaaSか個別開発かの二者択一で考えないことです。Web発注に移れる30社はSaaSやShopify B2Bへ、残る90社のFAX・電話はAI-OCRと音声認識で自動化し、両方のデータを基幹に一本化する。チャネルごとに最適な道具を割り当て、データの出口を揃えるのが全体設計です。

awai Coreは、この全体設計を担うサービスです。FAX・電話受注のAI自動化、Shopify B2Bの構築、基幹連携までを一体で設計し、受注データが揃ったあとは、取引先別の採算や受注傾向を経営数字として見るawai Compassへつながります。業務の自動化で生まれたデータを経営に使うところまでが、私たちの考える受発注DXです。自社がどちらのタイプかの見立てから、お気軽にご相談ください。

この論点の前段としてBカートとShopify B2Bの比較、次の一手としてFAX受注の自動化も参考になります。